Các nguyên tắc xây dựng KPI trong doanh nghiệp

  Xây dựng KPI trong doanh nghiệp dựa theo những nguyên tắc nhất định. Cùng tìm hiểu xem đó là gì nhé!

1. Xây dựng các mục tiêu chiến lược

Tạo ra mục tiêu chiến lược là bước quan trọng trong xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART. Nếu như kế hoạch, hành động thường biến động theo tình hình thực tế thì các mục tiêu chiến lược có sự ổn định hơn rất nhiều.

Để xây dựng các mục tiêu chiến lược, cần căn cứ dựa trên tuyên bố về sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu phát triển cũng như tham vọng của tổ chức. Mục tiêu chiến lược cần hướng tới những điều trong dài hạn. Với các mục tiêu chiến lược trên, bạn cần tạo ra một bản kế hoạch thực hiện đơn giản, trực quan và khái quát được các mục tiêu chiến lược quan trọng nhất. 

2. Biến các mục tiêu trở thành SMART

Ứng dụng SMART mang lại những giá trị tích cực trong công việc. Vì vậy, doanh nghiệp nên biến các mục tiêu trở nên SMART để đưa doanh nghiệp tiến nhanh về phía trước với tối ưu nguồn lực, chi phí bỏ ra.

3. Xác định KPI để theo dõi và đo lường thành công của mục tiêu đặt ra

Nếu mục tiêu là điều mà tổ chức muốn đạt được thì KPI là giá trị hay kết quả mà đội nhóm cần hướng tới để hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi thiết lập và hướng tới mục tiêu, bạn cần thiết lập KPI để theo dõi, đo lường thành công của mục tiêu đó. KPI sẽ giúp mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.

4.. Thiết lập kế hoạch hành động

Để xây dựng KPI theo SMART hiệu quả, bạn cần tạo lập kế hoạch hành động cụ thể. Bản chất của nguyên tắc SMART là hệ thống giúp xác định mục tiêu cụ thể, chính xác và phù hợp hơn. Tuy nhiên, áp dụng SMART mà không hành động thì cũng không giúp đội ngũ đạt được KPI.

5. Theo dõi các chỉ tiêu KPI thường xuyên

Xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART sẽ không hiệu quả nếu không được nhìn nhận một cách linh hoạt. Theo dõi thường xuyên không chỉ giúp nhà quản lý có thể đánh giá, nhận diện kết quả công việc, hiệu suất của nhân viên mà còn giúp bạn thay đổi, điều chỉnh KPI kịp thời.

Trên đây là nguyên tắc xây dựng KPI trong doanh nghiệp. Mong rằng bài viết này sẽ hữu ích với bạn trong quá trình ứng dụng KPI. 

Read More

Ưu và nhược điểm của chỉ số KPI

  “KPI là một công cụ đo hiệu suất công việc theo thời gian cho một mục tiêu cụ thể”. Có thể nói KPI là công cụ hàng đầu hiện nay với những ưu điểm nổi bật. Vậy hệ thống này có tồn tại nhược điểm? 

1. Ưu điểm của KPI

1.1 Liên kết tổ chức

Một doanh nghiệp lớn với số lương nhân viên nhiều thì rất khó theo dõi tiến độ của mỗi cá nhân. Trong trường hợp này, KPi giúp mọi người liên kết với mục tiêu của tổ chức. Điều này duy trì động lực làm việc của nhân viên, đồng thời, đảm bảo mọi công việc đi đúng hướng. 

1.2 Đo lường kết quả

KPI sẽ cung cấp kết quả chính xác dưới dạng số, số liệu hoặc thống kê. Cá nhân, nhóm hay tổ chức có thể dễ dàng đo lường và theo dõi tiến trình của mục tiêu và hiểu phần nào của nhiệm vụ cần tập trung hơn. Bên cạnh đó, KPI sẽ đưa ra kết quả hàng ngày, hàng tuần, định kỳ theo yêu cầu hoặc loại mục tiêu. 

1.3 Chiến lược trong tương lai của tổ chức

Việc theo dõi hiệu quả công việc bằng KPI sẽ giúp nhà quản lý thiết kế lại hoặc thay đổi chiến lược dựa trên hiệu suất mục tiêu trước đó. KPI hỗ trợ tổ chức hiểu rõ khả năng, chỉ số hiệu năng và năng suất của mỗi người. Qua đó giúp họ lên kế hoạch hoặc đặt ra các mục tiêu trong tương lai. 

2. Nhược điểm của KPI

- Khi KPI chưa được xác định cụ thể và rõ ràng thì sẽ gây nên ảnh hưởng tiêu cực, có thể là tâm lý chán nản, hoang mang cho nhân viên. Điều này dẫn đến sự thiếu gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp. 

- Trong quá trình triển khai và xây dựng KPI, các chỉ số KPI có thể không đáp ứng tiêu chí SMART có thể sẽ ảnh hưởng đến quy trình và hiệu quả quản lý nhân sự của doanh nghiệp. 

- Nếu KPI mơ hồ, không có tính đo lường sẽ khiến nhân viên "lạc đường" trong khi thực hiện công việc. 

- KPI nếu không quy định thời hạn hoàn thành có thể gây nên những rủi ro nhất định. 

Trên đây là những đặc điểm của KPI. Doanh nghiệp khi áp dụng phải cân nhắc và chuẩn bị kỹ càng nhé!

Read More

Lợi ích của KPI khi đánh giá hiệu quả công việc

 “KPI là một công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc theo thời gian cho một mục tiêu cụ thể”. Có thể thấy KPI là một phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Vậy lợi ích của KPI là gì? 

1. KPI giúp hoạch định chiến lược

Dựa theo báo cáo KPI, nhà quản lý dễ dàng đưa ra những bước hoạch định chiến lược gần nhất với con số hiện tại và kế hoạch phát triển cho tương lai. 

Lợi ích của KPI là định hướng sản phẩm, dịch vụ chính xác hơn và đánh đúng tâm lý, nhu cầu của khách hàng để tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Đồng thời, khuyến khích nhân viên phát huy khả năng bản thân để tối đa hiệu quả công việc, tạo sự kiên kết giữa các phòng ban. 

2. KPI tác động đến mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

Mặc dù hay bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty nhưng KPI chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu. KPI sẽ cho bạn thấy bạn đang sai ở đâu và sau đó đưa ra định hướng giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn. Đây là lý do quan trọng nhất giải thích tại sao KPI nên được sử dụng trong doanh nghiệp. 

Các chỉ số KPI được thiết lập dựa trên những mục tiêu chiến lược. Do đó, khi mỗi cá nhân hiểu rõ và có trách nhiệm với KPI của mình thì họ cũng hướng tới thực thi mục tiêu kinh doanh chung của công ty. 

3. KPI thúc đẩy sự phát triển của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp

Như bạn cũng biết, không phải dự án hay chiến dịch nào khi thực hiện cũng đạt được kết quả như mong đợi. Nhưng bằng cách giám sát hiệu quả theo KPI, doanh nghiệp sẽ tạo ra môi trường không ngừng học hỏi và tiến bộ. 

Nhờ đánh giá KPI, các bộ phận, phòng ban dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc thường xuyên mà không cần chờ đến cuối quý hay kết thúc dự án. 

Bên cạnh 3 lợi ích nổi bật này, KPI cũng mang lại những ưu điểm tuyệt vời trong đánh giá hiệu suất công việc như: 

+ KPI là cách thiết yếu để quản lý hiệu quả công việc. 

+ KPI cảnh báo nguy cơ không đạt mục tiêu. 

Read More

KPI quan trọng với sự phát triển doanh nghiệp

  Có nhiều lý do cho thấy vai trò quan trọng của chỉ số KPI đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu xem đó là gì nhé!

1. KPI giúp hoạch định chiến lược của doanh nghiệp

Dựa vào báo cáo KPI, nhà quản lý dễ dàng đưa ra những bước hoạch định chiến lược sát nhất với con số hiện tại và kế hoạch phát triển trong thời gian tới. 

Hiểu đơn giản, KPI giúp định hướng sản phẩm, dịch vụ chính xác hơn và đánh đúng nhu cầu và tâm lý tiêu dùng để tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Bên cạnh đó, khuyến khích nhân viên phát huy tối đa hiệu quả công việc, tạo sự liên kết giữa các phòng ban. 

2. KPI giúp đo lường mục tiêu trong tổ chức

KPI là một phương pháo đo lường các mục tiêu và chi tiêu hiệu quả. Từ đó, nhà quản lý nhanh chóng nhìn ra vấn đề và đưa ra quyết định để đạt được mục tiêu nhanh hơn. 

3. KPI tạo động lực phát triển cho mỗi cá nhân

Không phải dự án hay chiến dịch nào cũng có thể đạt được kết quả như mong muốn. Nhưng bằng cách theo dõi hiệu quả theo KPI, doanh nghiệp tạo ra môi trường không ngừng học tập và tiến bộ. 

Nhờ KPI, các phòng ban dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc tại mọi thời điểm mà không cần chờ đến cuối tháng, cuối quý hay kết thúc dự án. 

4. KPI giúp tiếp nhận các thông tin quan trọng nhanh chóng

KPI đưa ra "bức tranh" tổng thể về hiệu suất trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đang trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực "đánh bại" đối thủ của họ. Các dữ liệu thời gian thực mà KPI cung cấp cho phép doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh hệ thống. 

5. KPI cảnh báo nguy cơ không đạt mục tiêu chiến lược

KPI là cơ sở để phân tích doanh nghiệp một cách chuẩn xác dựa trên báo cáo, thống kê bằng con số. Nhờ vậy việc kiểm soát các mục tiêu, chiến lược kinh doanh trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

Có thể nói, KPI là một phần không thể thiếu đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Và để KPI phát huy tối đa hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng linh hoạt theo tình hình thực tế. 

Read More

Smart KPI là gì? Cách áp dụng tiêu chí Smart trong KPI

  Như bạn cũng biết, KPI là chỉ số giá giá thực hiện công việc, đánh giá hiệu suất công việc và SMART là nguyên tắc để thiết lập mục tiêu hiệu quả. Vậy tiêu chí SMART trong KPI là gì? Cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. Tiêu chí SMART trong KPI là gì? 

Tiêu chí SMART trong KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian, được thiết lập dựa theo 5 yếu tố: 

• S - Specific (Cụ thể): Giúp cụ thể, minh bạch hóa mục tiêu. Đồng thời, tránh nhầm lẫn và chệch hướng khi thực hiện mục tiêu.
• M - Measurable (Đo lường): Giúp đo lường được chính xác tiến độ triển khai công việc, hoàn thành mục tiêu.
• A - Achievable (Khả thi): Giúp thiết lập mục tiêu có kỳ vọng, thử thách nhưng không trở nên bất khả thi đối với doanh nghiệp.
• R - Relevant (Liên quan): Giúp liên kết các mục tiêu trong một “bức tranh” tổng thể.
• T - Time-Bound (Giới hạn thời gian): Giúp tạo áp lực, cam kết đủ để hoàn thành mục tiêu đúng hạn.

2. Những bước xây dựng KPI dựa theo tiêu chí SMART

SMART trong KPI được xây dựng theo 5 bước dưới đây: 

- Bước 1: Xây dựng chỉ số KPI cụ thể

- Bước 2: Xây dựng chỉ số KPI gắn với các yếu tố đo lường

- Bước 3: Đánh giá tính khả thi của KPI

- Bước 4: Đánh giá tính liên quan của KPI

- Bước 5: Gắn chỉ số KPI với giới hạn thời gian

3. Ví dụng áp dụng nguyên tắc SMART trong KPI 

Ví dụ: Công việc "Đào tạo nhân viên mới" 

- S: Nhân viên mới gia nhập công ty được đào tạo ban đầu

- M: Nhóm đào tạo tiến hành đào tạo cho nhân viên mới gia nhập công ty.

- A: Với kinh nghiệm và năng lực hiện tại, nhóm đào tạo tiến hành đào tạo cho nhân viên mới gia nhập công ty.

- R: Với kinh nghiệm và năng lực hiện tại, nhóm đào tạo tiến hành đào tạo cho nhân viên mới gia nhập công ty. Mục đích là giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc.

- T: Với kinh nghiệm và năng lực hiện tại, nhóm đào tạo tiến hành tiến hành đào tạo cho nhân viên mới gia nhập công ty, chậm nhất là sau 5 ngày tính từ ngày nhân viên bắt đầu vào làm. Mục đích là giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc.

Read More

4 yếu tố trong bản đồ chiến lược (BSC)

 Để xây dựng bản đồ chiến lược, cần có những yếu tố nào? Cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. Yếu tố tài chính

Doanh nghiệp nào cũng vậy, họ luôn tìm kiếm những giải pháp tối ưu để gia tăng lợi nhuận. Và đó cũng là mục tiêu tài chính hàng đầu mà tổ chức hướng tới. Với khía cạnh tài chính trong bản đồ chiến lược, có 2 nhóm chiến lược chính để có thể gia tăng lợi nhuận đó là tập trung vào tăng trưởng năng suất (mục tiêu ngắn hạn) và doanh thu (mục tiêu dài hạn). 

Một chiến lược tăng trưởng doanh thu hay được áp dụng là xây dựng mối quan hệ với khách hàng, giữ chân và thu hút họ với mục đích tăng tỷ lệ chuyển đổi. Về chiến lược năng suất, doanh nghiệp thường chú trọng vào việc giảm chi phí đầu vào, sản xuất ra một lượng hàng với ít nguồn lực hơn.

2. Yếu tố khách hàng

Định vị giá trị khách hàng là một trong các giá trị cốt lõi trong bản đồ chiến lược. Vậy nên, yếu tố khách hàng xếp ngay sau yếu tố tài chính. Để thực hiện sứ mệnh này, doanh nghiệp phải chú ý một số nguyên tắc sau:  

- Dẫn đầu sản phẩm (Product Leadership) 

- Vận hành tối ưu (Operational Excellence)

- Mối quan hệ mật thiết với khách hàng (Customer Intimacy) 

3. Yếu tố quy trình nội bộ

Với mục tiêu về tài chính và khách hàng đã xác định, quy trình nội bộ trong bản đồ chiến lược sẽ là yếu tố hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đặt ra. Hầu như mọi công ty đều phải hoạch định và cải tiến quy trình cùng với việc vận hành liên quan đến hoạt động, khách hàng, dịch vụ, …

• Thúc đẩy tăng trưởng thông qua đổi mới và mở rộng thị trường
• Nâng cao giá trị khách hàng
• Hợp tác tốt với các bên liên quan 
• Môi trường được vận hành hiệu quả.

4. Yếu tố học tập và phát triển

Nguồn lực lao động có tác động không nhỏ đến sự thành công của một tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, yếu tố học tập và phát triển trong bản đồ chiến lược yêu cầu mỗi cá nhân phải rèn luyện, học tập để phát triển bản thân từng ngày 

Có thể thấy, xây dựng bản đồ chiến lược cần có sự kết hợp của 4 yếu tố: khách hàng, tài chính, quy trình nội bộ và học tập & phát triển. Và bốn yếu tố này được xây dựng từ trên xuống dưới, quan hệ chặt chẽ với nhau. 

Read More

Xây dựng bản đồ chiến lược BSC

  "Bản đồ chiến lược (Strategy Map) là một phương pháp lập kế hoạch giúp tổ chức, doanh nghiệp hay công ty hình dung toàn bộ chiến lược của họ". Vậy bản đồ chiến lược đóng vai trò quan trọng bậc nhất khi triển khai và ứng dụng BSC. Trong bài viết này, cùng tìm hiểu cách xây dựng bản đồ chiến lược trong BSC là gì nhé!

1. Xây dựng bản đồ chiến lược trong BSC là gì? 

Xây dựng bản đồ chiến lược là việc trình bày bằng sơ đồ trên một trang giấy về điều doanh nghiệp cần làm trong từng viễn cảnh (thước đo) để thực thi thành công chiến lược. “Điều cần làm” nghĩa là các mục tiêu cho từng viễn cảnh bao gồm: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập & phát triển.

2. 3 bước xây dựng bản đồ chiến lược trong BSC

Để xây dựng bản đồ chiến lược, chúng ta cần phải thực hiện 3 bước: 

- Bước 1: Thu thập và xem xét thông tin nền tảng

- Bước 2: Phát triển mục tiêu cho từng viễn cảnh

- Bước 3: Liên kết các mục tiêu trong các viễn cảnh

2.1 Thu thập và xem xét các thông tin nền tảng

Bước đầu tiên trong xây dựng bản đồ chiến lược là tổ chức cần phải xây dựng một đội nhóm các nhà lãnh đạo phụ trách chuyên biệt và có cam kết cao. Các thành viên trong nhóm cần được tiếp cận và xem xét thông tin đến từ mọi bộ phận để có thể nhìn tổng quan về toàn bộ tổ chức.

2.2 Phát triển mục tiêu cho từng viễn cảnh (thước đo) trong BSC

Mỗi doanh nghiệp sẽ có bản đồ chiến lược riêng biệt. Do đó, quá trình thu thập và xem xét các thông tin đòi hỏi nhóm phụ trách phải dành nhiều thời gian và công sức nghiên cứu để có cái nhìn tổng quát và sâu sắc nhất.

2.3 Liên kết các mục tiêu trong các viễn cảnh (thước đo)

Bốn khía cạnh trong bản đồ chiến lược phải được đảm bảo cân bằng, hài hòa với nhau; hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp. Thước đo học tập và phát triển là nền tảng cơ bản nhất của doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu của viễn cảnh quy trình nội bộ.

Từ đó, mang lại tập hợp giá trị trong viễn cảnh khách hàng, cải thiện kết quả kinh doanh và giúp hoàn thiện mục tiêu trong viễn cảnh tài chính của doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp sẽ được định giá cao hơn và mọi đối tác cũng đều được hưởng lợi.

Read More