Để hệ thống trả lương đơn vị hoạt động thực thụ hiệu quả - Hrm Blog

Để hệ thống trả   lương   tổ chức hoạt động thực sự hiệu quả

Theo một nghiên cứu của Sage (Mỹ), 35% tổng quỹ thời kì làng nhàng của một bộ phận   nhân sự   được dành riêng cho công tác tính lương! Vậy để tối ưu hóa hiệu quả của hệ thống trả lương và phòng tránh sai sót, công ty bạn cần đảm bảo các lề luật sau đây:

1.    Đảm bảo tính minh bạch của hệ thống lương
Một trong những cách đơn giản nhất để ngăn chặn việc “trộm” thời kì, phân loại nhầm viên chức, sai sót trong tính thuế thu nhập cá nhân, và rất nhiều các lỗi thường gặp phải khác đó là xây dựng một chính sách lương rõ ràng bằng văn bản. Chính sách này cần được thông báo theo các kênh chính thống và văn bản cần được cung cấp tới toàn nhân viên.
Chính sách này cũng cần làm rõ:
•   nhân viên được phân loại như thế nào. Phân loại sai nhóm viên chức (biên chế, giao kèo, có hưởng lương thêm giờ hay không …) có thể dẫn đến vi phạm các quy định của luật pháp về sử dụng lao động và đưa bạn vào nguy cơ bị thanh tra hoặc thậm chí là bị khởi kiện.
•   Lương ngày, lương tháng, thưởng và việc tăng lương được tính toán như thế nào; Quy trình trả lương gồm những bước nào; khi nào những thay đổi về hệ thống tính lương của công ty được áp dụng; và công ty sẽ xử lý như thế nào khi xuất hiện sơ sót trong việc tính lương.

2.    Hạn chế tối đa các quy trình tính toán thủ công
Bạn vẫn còn tính toán lương cho nhân viên bằng tay hay đã sử dụng bảng tính Excel? Hiệp hôi bảng lương của Mỹ đã đo lường được rằng tỉ lệ sơ sót trong quy trình tính toán bảng lương thủ công có thể tiêu tốn của doanh nghiệp 1%-8% tổng số lương bổng của toàn đơn vị! Hệ thống lương của bạn càng tự động hóa bao lăm (với sụ hỗ trợ của dịch vụ tính lương đơn vị hoặc phần mêm tính lương tổ chức), sai sót sẽ càng ít và hà bao của tổ chức sẽ được sử dụng đúng với hiệu quả.
•   Các hệ thống tính toán thủ công thường đưa ra các kết quả sơ sót từ khâu sao chép, đối chiếu giờ làm của từng viên chức vào bảng tính lương. Bên cạnh đó, các hệ thống như thế này dễ cho phép nhân viên có thể thao túng bằng các thủ thuật tính toán.

3.    Đánh giá định kỳ các quy trình
Dù bạn có đang khai hoang hệ thống tính lương thủ công hay tự động hóa thì bạn vẫn cần kiểm tra lại quy trình này chí ít 1 lần trong năm. Bởi vì kể cả máy móc cũng có sơ sót. Nếu những lỗi sai này không được phát hiện kịp thời, tổn phí của bạn có thể ngày càng bị đội lên. Bạn có thể trả cao hơn cho một viên chức do lỗi sai của một phép toán, phân loại sai tình trạng thuế của một viên chức mới, hoặc không áp dụng lương mới cho một viên chức đã nhận được quyết định tăng lương tháng trước.
•   Check lại kỹ càng tất cả các giấy tờ tính toán và quy trình để đảm bảo mọi thứ được tính toán đúng.
•   Nếu bạn đang vận dụng luôn thể ích mở rộng, tích hợp phần mềm tính lương của bạn với hệ thống chấm công hay phần mềm kế toán, bạn cần đảm bảo các kết nối truyền vận chuyển dữ liệu phải hoạt động ổn định.

4.    Ngăn chặn các hình thức “trộm” thời gian
“Trộm” thời gian là khi nhân viên cố tình báo cáo sai thời gian làm việc, nghỉ quá giờ, làm việc riêng trong giờ làm việc, hay nhờ đồng nghiệp quẹt thẻ chấm công hộ khi đến muộn, về sớm hay kể cả nghỉ làm!
•   Thay vì hệ thống chấm công bằng thẻ, để đề phòng gian lận, bạn có thể sử dụng thiết bị chấm công theo các dấu hiệu sinh trắc học, tỉ dụ như scan dấu vân tay.

5.   Luôn cập nhật các quy chế lương bổng mới nhất
Là một nhà   quản lý nhân sự   , việc nắm bắt các quy định mới về thang bảng lương của luật pháp là điều đặc biệt quan trọng. Nếu bạn có sử dụng các phần mềm tương trợ tính lương cho công ty, bạn cần đảm bảo cập nhật phiên bản mới nhất hiện hành để luôn tuân thủ đúng quy định.
•   Cần đặc biệt chuyên chú tới những thay đổi trong quy định về: thuế thu nhập, tương trợ sinh con, cách tính toán ích lợi phụ thêm và thuế cho các khoản này.

Các lỗi thường gặp về vấn đề sai sót hoặc gian lậu thường đến từ các hệ thống tính lương theo phương thức thủ công. Việc chuyển đổi hệ thống tính lương của đơn vị sang hệ thống sử dụng phần mềm chuyên biệt, hoặc một bên thứ 3 quản trị có thể giúp hệ thống trả lương của bạn đi vào quy củ hơn. Và dù bạn có quyết định đi theo hướng này hay không, thì chỉ cần luôn chắc rằng quy chế tính lương của doanh nghiệp bạn thực thụ minh bạch, được thanh đánh giá định kỳ và luôn cập nhật những quy định mới nhất của pháp luật cần lao.

(Theo: hrmtoday.Com)

25% người tìm việc nói láo khi   tuyển dụng

Theo một nghiên cứu mới đây của Control Risks Group (CRG), có khoảng 25% các người tìm việc khi "gõ cửa" các nhà   tuyển dụng   nói không đúng về bản thân, nghề nghiệp hoặc kinh nghiệm làm việc trong các bản CV hoặc tại các buổi phỏng vấn trực tiếp. Như vậy, có tức là cứ 4 người thì có một người nói dối - một phát hiện lý thú cho các nhà tuyển dụng. Vậy các người tìm việc thường nói láo về điều gì? Những loại người tìm việc nào thì hay nói dối nhất?

CRG đã tiến hành kiểm tra một loạt các CV của 10435 ứng viên xin việc vào các vị trí khác nhau trong các lĩnh vực kế toán tài chính và công nghệ thông báo. Và kết quả là khoảng 34% các CV này chứa những thông báo hoàn toàn sai sự thực về kinh nghiệm làm việc, 32% - các thông tin giả về nghề nghiệp   đào tạo   cũng như về học vị, khoảng 19% ứng viên cố tình che giấu duyên cớ mất việc, 15% còn lại thường khai một cách không rõ ràng về bản thân.

Nói chung, theo bản điều tra của CRG, các người tìm việc hay nói láo này không hẳn là những người có vị trí thấp và thu nhập thấp mà các top manager với phong cách đường bệ và mức thu nhập cao bất tỉnh ngưởng cũng không từ việc nói dối này. Qua điều tra, có khoảng 20% các top manager hay nói dối, và khoảng 40% các manager cấp thấp hơn ưa chuộng việc này.

So với các người tìm việc nữ thì các người tìm việc nam "trội hơn" về khoản nói dối hoặc khai man trong các bản CV. Con số các ứng viên nam không trung thực này chiếm khoảng 60% so với con số 40% của các người tìm việc nữ. Các ứng viên nam này, thay vì giải đáp câu hỏi :Cả nhà tốt nghiệp loại gì, họ thường không trả lời cụ thễ nhưng mà chỉ kể một đôi môn học mà họ khá nắm vững với cách tăng thêm cho các môn này từ 1-2 điểm. Hoặc như khi nói về mức   lương   tại chỗ làm cũ, họ thường khai mức lương cao hơn so với thực tiễn trước đó. Nếu nhân viên phỏng vấn gọi điện đến chỗ làm cũ để thẩm tra, các ứng viên lại nói quanh nói quẩn lý giải rằng mức lương mà họ nhận chính là thu nhập thực tại, bao gồm cả tiền làm thêm, tiền thưởng và các chế độ khác.

Các người tìm việc trong lĩnh vực CNTT được CRG đánh giá là những người hay "ba hoa chích choè" nhất. Và nhất là các ứng viên đã học tập và làm việc ở nước ngoài. Họ thường đánh bóng bản thân bằng cách "lòe" các nhân viên phỏng vấn về địa vị và khả năng tài chính của mình, bởi họ cho rằng khó có thể thẩm tra lý lịch của một người theo điều kiện địa lý được.

Theo đánh giá của CRG, các người tìm việc muốn đánh bóng mình bằng cách nói láo chứng tỏ họ có một điểm yếu - thói hư vinh giả tạo, phù du. Còn những điều nên tránh thì lại không thấy họ làm hoặc làm ngược lại. Rất nhiều người tìm việc khi được hỏi căn do thôi việc tại chỗ làm cũ, thường đổ lỗi cho rằng không tìm được ngôn ngữ chung với Ban Lãnh đạo hoặc thậm chí là mâu thuẫn với các sếp. Ở đây, nếu ứng viên mất việc vì những động thái đó, theo CRG, nhà tuyển dụng phải hết sức cẩn trọng và cân nhắc, bởi sự việc không hề đơn giản chút nào.

Quantri.Vn